返信の際に送る、書き出しの一文は重要ですよね!

ビジネスで相手からメールをもらった時、書き出しに悩んだことはありませんか?

書き出しに戸惑ってしまうと後のメールがうまく続かないこともよくあるでしょう。

しかし日本語の返信と同様にいくつか使える英文メールの表現をストックしておくと、いざという時に便利です。

そこでこの記事では、ビジネス英語におけるメールの返信の例文を紹介したいと思います!

目次【本記事の内容】

 

ビジネス英語におけるメールの返信の例文

短い表現からよく使えるフレーズまで、一文ごとに散りばめながら書き出し表現をマスターできる構成にしました。

是非参考にしてみてください。

Your quick response is much appreciated. (早めにご返信を頂けると助かります。)

“be appreciated” で、「〜が望まれる/〜だと助かる」という意味です。

丁寧な英語の表現でよく使われますので、覚えておくとよいです。

Thank you for your reply. (返信ありがとうございます。)

こちらの一文は、英文メールの返信に使える基礎的な表現です。

まずはこの一文からしっかり覚えましょう。

I am deeply honored to receive your response immediately. (すぐに返信をいただけると、大変助かります。)

“be deeply honored to〜” で「〜だと、大変助かります/ありがたく思います」という意味です。

最初にto以降の内容について「助かります」と伝えた上で、“immediately” が文末に添えられることで、丁寧にお願いしながらも伝えたい意図を具体的に示していますので、模範的な表現と言えるでしょう。

I want to thank you for sending me an immediate response. (早速お返事いただき、ありがとうございます。)

“want to thank you for〜” は、口語でもお礼の気持ちを伝える際によく使われる表現ですが、このように英文メールでも使うことができます。

ややカジュアルな表現になりますが、親しみを込めた感じのニュアンスを伝えることができます。

I truly appreciate your urgent response about the email I sent to you last time. (先日メールをさせていただいた件で、すぐにお返事をいただき感謝しております。)

“urgent response” で「早い返信」という意味です。

このようによく登場する表現は、フレーズ単位で覚えておくと、便利です。

I would like to express my gratitude for your immediate attention and response. (すぐにお返事、関心をいたただけましたことについて心より感謝申し上げます。)

“express my gratitude for〜” で、「〜に対して感謝の意を表す」という意味。丁寧な英語表現として、ぜひ覚えておいてください。

Your urgent reply is much needed to _____ (ie. proceed with our transaction, apply some changes in our business proposal).

訳:(私たちの業務を遂行するために/ビジネスの提案で変更をお願いするために)早急なご返信をいただけますと幸いです。

今回は、“to” 以降の目的のために、早急なお返事が欲しい、という依頼文になっています。

“to” 以降には今回、シーンの違う2つの例文を入れておりますが、こういったケースで使用できることを想像しながら、繰り返し練習してみてください。

Your immediate response on this matter will be greatly appreciated. (あなたからすぐにお返事いただけますと助かります。)

このように文頭から具体的に、“Your immediate response” をもってくることで、何を伝えたいのか もしくは 強調したいのか、ということを明確に相手に伝えることができます。

I am looking forward to get a response from you soon. (お早めのご返信をお待ちしております。)

こちらは前の文と逆で、文末に “soon” =「早めに」で結んでいる表現です。

文頭に強調表現をもってくるか後ろにもってくるかは文章のバランスによりますが、文末にもってきて締めることで、やや柔らかい文章になります。

I would like to get your confirmation immediately if possible. (可能でしたら、すぐに確認書をいただけると助かります。)

“if possible” で「可能であれば」という意味。

I would truly appreciate your urgent response on this matter. (この案件に関して、早急にお返事いただけますと大変助かります。)

文中の “truly” は「感謝します/助かります」の意を表す “appreciate” を強調している副詞。強調表現として効果的ですし、文章にリズムが生まれるので、ぜひ使ってみてください。

I am requesting to get a reply from you as soon as possible. (できるだけ早くお返事をいただけますよう、お願い致します。)

こちらは具体的に「お願いする」という意味の “request” を動詞として使うことで、こちらの意図をはっきりと伝えることができます。

Please send me your response as soon as you read this email. (メールをご覧いただけましたら、なるべくお早めにお返事いただけますと幸いです。)

「なるべく早めに/できるだけ早く」の意を表す “as soon as” の後に続く文章が「メールを読んだ」とあるので「メールをご覧いただけましたら、なるべく早いタイミングで」という意味になります。これは高校英語でも見覚えがある方もいるでしょう。

I am sorry for my late response regarding the email that you sent me last time. (あなたが先日お送りいただいたメールに対してのご返信が遅くなり、失礼いたしました。)

こちらは “am sorry for” から始まっているので、謝りたいことがあるというのが本メールのポイントということがわかります。何に対して謝りたいか?というのは “regarding” =「〜に関して/〜に対して」以降で伝えています。

I apologize for sending my reply on a later time. (お返事が遅くなってしまったこと、お詫び申し上げます。)

こちらも文頭から “apologize for〜” から始まっているので前の例文と同様に、相手に謝りたいことがあることを表しています。

ちなみに “apologize for〜” “am sorry for” よりもやや丁寧な表現になります。

I apologize for any delay in my response. (お返事が遅くなり申し訳ございません。)

こちらの一文は短文ながら、ややや応用表現となります。“any delay in my response” の箇所が、やや複雑に見えるかも知れませんが、こうした表現に慣れてくると短い文章でも意図を簡潔に伝えることができるので大変便利です。

このように “in” を名詞と組み合わせて効果的に使い、文章をできるだけ短く、簡潔に言える表現を増やしていきましょう。

My apology for the latency of my reply. (お返事が遅れている件があり、申し訳ございません。)

“My apology for” を文頭に入れる、このような表現にも慣れていきましょう。

英文メールではよく登場する表現です。

また直訳では「潜伏/待ち時間」などの意味を表す “latency” “reply” と組み合わせることによって、意訳として「返信できていない件がある」というニュアンスになります。

Please excuse my late response on this matter. (本件に関してメールが遅れており、申し訳ございません。)

「すみません!」と会話表現で使う、“Excuse me” がありますが、このように英文メールで “excuse” を使用することもできます。

表現の幅を増やす中で、少しずつ慣れていきましょう。

I am truly regretful for sending a late reply regarding the email I received from you. (あなたから頂いたメールの返信が遅れておりまして、申し訳ございません。)

少し長文になりますので一見複雑に見えますが、これまでご紹介してきたフレーズが一文のところどころに散りばめられているので、実際にはさほど難しくはありません。

基礎表現を積み上げて、このような文章が自然に出てくるように頑張っていきましょう。(※短くても優れた文章はたくさんあるので、基礎を繰り返すことが本当に大切です)

Please excuse my late response, I’ll make sure this will not happen next time. (お返事が遅くなり申し訳ございません。次回以降このようなことがないよう、くれぐれも気をつけます。)

一文をカンマで区切った表現。

まずメールの返信が遅れていることをお詫びした上で、カンマ以降は「次回はそのようなことがないよう気をつけます」と自身を戒めています。

“I’ll make sure this will not happen next time.” も一文で暗記しておくと便利です。あらゆるシーンで使えます。

I am glad to receive a feedback from you immediately. (フィードバックをすぐにいただけると嬉しいです。)

文末は「すぐに/早急に」という意味の “immediately” で結ばれているので、確認後すぐにメールがほしいというニュアンスが汲み取れます。

どうしても返信が早く欲しい場合は、このように “immediately” を効果的に使ってみましょう。

ビジネス英語におけるメールの返信まとめ

短い文章からちょっと長めの文章までさまざまでしたが、英文メールを作成する際「この一文のどこを強調しようか?」と考えながら作成するクセをつけると、文章力がぐんとアップします。

文頭から意図を伝えるのか、文末に強調表現を添えるのか、あるいは副詞で文中に入れるのかなど、その時によってポイントは変わりますが、常に意識しながら作ることで表現のバリエーションが増えていくことでしょう。