仕事で英語メールを送る際、基本ルールがわかっていない方もいるでしょう。
そこでこの記事では、ビジネス英語におけるメールの基本ルールを紹介したいと思います！
英語でメールを書くとき、表記の仕方にはいくつか基本的なルールがあります。
目次【本記事の内容】
ビジネス英語におけるメールの件名のルール
件名の先頭に来る単語は、必ず最初の一文字を「大文字」にするのが決まりです。
一般的な英文の書き方と同じルールです！
例えば、「～の依頼について」という件名の場合、request for ～ではなくRequest for ～となります。
しかし、それぞれ単語を大文字で始めるパターンもあります。
場合によっては、先頭の単語だけでなく、途中にある単語もすべて大文字から始める書き方もあります。
重要なキーワードを目立たせるためです。
例)
Change of Meeting Time (ミーティングの時間変更の件)
Request for Estimate (お見積り依頼について)
「こんなときは先頭単語だけを大文字に」「このパターンでは、単語すべてを大文字で始める」といった厳格な規則やルールはありませんので、柔軟に考えても問題ないものです！
他にも、大文字で書いてはいけない単語があります。それは、前置詞(about,in,to,of,on,at,to,for,byなど)や接続詞(and,or,butなど)、冠詞(a,an,the)といったところです。これらの単語は必ず小文字で書きましょう。
例)
✕：MEETING ON MONDAY (月曜日のミーティングの件)
〇：Meeting on Monday
✕：Announcement To All Users (全ユーザー様へのお知らせ)
〇：Announcement to all users
英文の終わりはピリオド( . )で締めるのがルールですが、メールの件名には不要です。
「添付ファイルをご確認ください」のような、文章風の件名でも基本的にピリオドを付ける必要はありません。
英文ビジネスメールの件名によく使われるフレーズ
基本のルールを押さえたところで、次は、英文ビジネスメールの件名によく使われるフレーズをご紹介したいと思います。
いずれもコピペしですぐに使える定番の表現です。
状況に応じて組み合わせれば、あなたの送信するメールに最適な件名がつくれますので、参考にしてみてください。
また、用件別に選べる英語メール件名では、問い合わせる、お願いする、お礼を伝えるなどの用件ごとに、ビジネスメールでよく使われる件名とポイントをまとめています。
件名によく使われるフレーズが以下の10点です。
・Request for ～ (～の依頼)
・Arrangements for～ (～の手配)
・Cancellation of ～ (～の取り消し)
・Proposal for～ (～の提案)
・Question about～ (～についての質問)
・Inquiry about～ (～についての問い合わせ)
・Invitation to～ (～へのご招待)
・Thank you for Your～ (～をありがとうございました)
・Notification of～ (～についてのお知らせ)
・Sorry for～ (～についてのお詫び)
ビジネスメールで役立つ単語が以下の12点です。
・Invoice (請求書)
・Quotation (最終見積もり)
・estimation (概算見積もり)
・Payment (支払い)
・Order (注文)
・Relocation (移転)
・Change (変更)
・Budget (予算)
・Order Number (注文番号)
・Confirmation (確認)
・Reservation (予約)
・Update (アップデート)
英語で件名を書くうえでのポイント
最後に英語で件名を書くうえで、頭に入れておきたいポイントがいくつかあると思うので紹介したいと思います。
冒頭にも書いた通り、ビジネスメールは相手に読まれなければ始まりません。
これは英語も日本語も同じ。次のような点に気を付けながら、メール本文に誘導するような書き方を考えましょう。
件名は読む相手の立場になって日本語で書くときと同様に、英語で書くビジネスメールも、件名は「具体的かつ簡潔に」が鉄則です。
「このメールが何について書かれたものなのか」「なぜ自分に送られてきたのか」「このメールを見たら、どんな対応をすればいいか」こんな要素がスッとつかめるメールタイトルが「いい件名」です。
例えば、今度の会議について英文メールを送るとします。件名に「Meeting」(会議の件)とだけあるメールと、「Meeting on Tue, August 22nd」(8月22日の会議の件)と書いてあるメール。
どちらが具体的で分かりやすいかは、一目瞭然ですよね。
ダラダラと文章が続くのはもちろんダメですが、かといって簡潔にしようとしすぎて、一つの単語しか書かれてないのも、具体的な情報が少なすぎて、一読して用件がつかめません。
下手をすれば、スパムメールに間違えられたり、「忙しいのに、分かりにくいメールに時間を取られた…」と印象を悪くしたりする可能性もあります。
「いい件名」を書くため、メールを受け取った相手がどう思うか、負担を強いていないかを想像しながら書くくせを身につけましょう。
【重要】のお決まりフレーズも急ぎで返信がほしいときや確実にメールを見てほしいとき、日本語で書くビジネスメールでも件名に【重要】【至急】【要確認】などのワードを入れたりしますよね。
英語のメールにも同様のお決まりフレーズがあります。それらを以下に5つほど挙げます。
[Urgent] (緊急)
[Important] (重要)
[REQ][Request] (依頼)
[Resend] (再送)
[FYI] (for your information、ご参考まで)
ただ、これらの表記は少なからず受け取った側に圧迫感を与えます。
あまり頻繁に使うのはおすすめできません。
どうしても必要な時だけにとどめたい表現です。
ビジネス英語におけるメールのルールまとめ
メールでのコミュニケーションが当たり前になった昨今のビジネスの現場。
毎日たくさんのメールを受信し、どれが優先度の高いメールか、対応を急ぐものはどれかを判断していかなくてはなりません。
「件名」はその大切な手がかりであり、送る側にとっては最大のアピールの場です。
工夫を重ねながら、英語ビジネスメールで効果的な件名を目指しましょう。
