英語のビジネスメールにおいて「件名」は大切な入り口(出典:FREE LINE DESIGN)なんていう言葉が存在するくらいメールを送る際は件名が重要です!

そこでこの記事では、ビジネス英語におけるメールの件名の書き方を紹介したいと思います!

目次【本記事の内容】

 

ビジネスメールで大事な3

英語でも日本語でも、ビジネスメールで大事な3点は相手に読んでもらうこと・メールの用件がすぐに分かること・このメールでどんな対応を求められているかが明確に分かることです。

英語のビジネスメールで重要なこととして、日本語以上に分かりやすさ、簡潔さが求められます。

メールの件名は、受信した相手がいちばん初めに目にする「入り口」です。

本文の英文だけでなく件名を書くときにも、3つのポイントを意識するとよいでしょう。

用件別の件名の書き方

次に、用件別の件名の書き方に紹介します!~について、~に関して、~の件といった表現をしたい場合です。

英語メールの件名で便利な表現の一つが「Regarding」。

「~について」の意味で、返信メールの件名の頭に付く「Re:」はこの Regardingの略です。

ややカジュアルな表現では、「About~」も使えます。

例)

Regarding your question for our products (弊社製品に対するお問い合わせの件)
About meeting on Tuesday(火曜日のミーティングについて)

「~について」を使う際に気を付けたいこととしては、本来、「~について」は省略しても支障のない単語です。

後ろに続く「~」の部分が具体的であることが大切です。

ここがボンヤリしていると、何について書かれたメールなのかハッキリしない件名になるので気を付けましょう。

問い合わせや質問の英語メールの件名には、「Inquiry about~」や「Question about~」が使えます。

資料請求の問い合わせには「Request for~」も便利な表現です。

例)

Inquiry about Your Services (御社サービスに関する問い合わせ
Question about Your Services (御社サービスに関するご質問
Request for a Price List (価格リストの資料請求

問い合わせや質問を使う際に気を付けたいこととしては「Question」と「Inquiry」の使いわけですね。

Question」は、知りたいことが明確で、それに対する回答が欲しいといった、まさにピンポイントな「質問」の意味合いになります。

Inquiry」の方が、幅広い意味のニュアンスになり、問い合わせの英文メールでは「Inquiry」の件名が多く使われます。また、イギリス英語では、「Inquiry」の代わりに「Enquiry」が一般的に使われます。

感謝を伝えるメールの件名は、ストレートに「Thank you」でOKです。

ただし、それだけだと短すぎて、スパムメールと認識される恐れがあるので要注意!

何についてのお礼のメールなのか、件名にきちんと盛り込みましょう。

例)

Thank you for your visit today (本日はご足労いただき、ありがとうございました)
Thank you for your assistance (ご協力ありがとうございます)
Thank you:Today’s Presentation (御礼:本日のプレゼンテーションにつきまして)

取引先のオフィスを訪ねたり、逆に足を運んでもらったり、上司や同僚に手伝ってもらったり、お礼のビジネスメールを送る機会は多いですよね。

謝意はできるだけ早く示すのがマナーであり、ビジネスをうまく進めるコツでもあります。難しく考えず「Thank you」を伝えましょう。

何かをお知らせするメールの件名には「Announcing」や「Notification」などが使われます。

例)

Announcing a Company-Wide Meeting on Friday(金曜日の全社会議についてのお知らせ)
Announcement: Startup project (お知らせ:新規プロジェクトの立ち上げについて)
Notification of shipment (出荷通知)

お知らせする際に気を付けたいこととしては「お知らせ」を付けることで、より注意を引けるのか、それともただ長くて読みにくくなるのか、ケースバイケースで判断することです。

例えば「Regarding(~について)」と同じように、わざわざ書かなくても通じる場合があります。

「金曜日の全社会議のお知らせ」だったら「金曜日の全社会議」を記載するだけでも大丈夫ですよね。

ビジネス英語のメール件名まとめ

まとめとしては、「定番パターン + 具体案件」でつくる件名がイチバンということです!ここでご紹介した件名の例は、定番としてよく使われる英語表現です。

「ありきたりな件名では目立たなくて、他のメールに埋もれてしまうのでは…」と心配になるかもしれませんが、英語でも日本語でも、ビジネスメールの件名で奇をてらう必要はありません。

安心感のある定番フレーズを使いつつ、
「○月〇日、△△についてのミーティング」
「●●プロジェクト〇日現在の進捗」

など、具体的な内容を盛り込むのが1番です。

いくつかのパターンを覚えていれば、具体的な内容の部分だけを必要に応じて書き換えたり、組み合わせたりすることで、的確な英語ビジネスメールの件名になりますので、ご活用ください。

用件別の定番フレーズに加え、その他の英語メールのマナーを身に付けませんか?英語メールのマナーが身に付けば、取引先の幅が広がります。