最近ではビジネスにおいても英語が使えるに越したことがない、という企業が増えてきており、困っている社会人は多いでしょう。
今の日本では、生活する上では日本語が話せれば全く困ることがなく、逆に英語を使う機会はほぼありません。
ですがこれから国際化が進んでいく中で、取引先が海外になることも珍しくなく、突然外国人から電話が掛かってくることも増えてきます。
そこでこの記事では、ビジネスシーンで英語でも電話対応だけでも出来るよう、とっておきのフレーズをまとめてみました。
目次【本記事の内容】
ビジネスシーンにおける電話対応の基礎的英語フレーズ
まず最初に覚えておくべきフレーズは、Hello,this is～from〇〇corporation.(お世話になっております、〇〇株式会社の～と申します)です。
挨拶はどの世界でも基本ですし、まずしっかり自分を名乗れるようになりましょう。
挨拶はHelloであればどの時間帯でも使える万能な言葉ですが、もし朝であればGood morningと言っても構いません。
なお、自分の会社名はどのように言うのか一番最初に確認しておきましょう。
そして、挨拶の後は、I would like to speak to Mr.Tanaka,please.(タナカさんをお願いします)と用件を話しましょう。
英語の電話対応では、”May I～”や、“I would like to～”といった丁寧な言い回しが基本です。“May I～”は、相手が現在話せるかを聞く時に、”I would like to～”は、予め連絡したい相手が話せると分っている時に使うのがポイントです。
他にも、相手に依頼をする時のフレーズとしてCan I leave a message？(伝言をお願いできますでしょうか)、Could you tell him/her that I called？(電話があったことをお伝えいただけますか)と、かなり丁寧な言い回しが多く使われています。
もし相手に何かお願いをしたいのであれば、”May I～”、“I would like to～”、“Can I～”、“Could you～”を使ってください。
このように、基本的な電話対応は日本とほぼ同じです。
掛けるときも受けるときも、まず自分の会社や名前を名乗り、用件を伝えることに変わりありません。
もし、早口で聞き取れなければもう一度ゆっくり話してほしいとお願いすればよいので、安心して電話に出てくださいね。
ビジネスシーンにおける電話を保留したいときに使える英語フレーズ
次は、どうしても対応しきれず困った時に使える電話を保留にするフレーズを紹介します。
一番簡単なものはHold on,please.(少々お待ちください)です。
他にもWould you please hold the line for a moment？(少々お待ちください)、One moment,please.(少々お待ちください)等があります。
自分が覚えやすいものを選んで、スムーズに話せるよう練習しておきましょう。
更に少し慣れてきたら、少しゆっくり話してほしい時にCould you speak more slowly？(もう少しゆっくりでお願いできますか)、聞き直したい時にCould you say that again？(もう一度お願いできますか)と使ってみてください。
ちょっとしたフレーズですが、これを覚えておくだけで安心して電話に出ることが出来ます。
ビジネスシーンにおける電話を交代したいときに使える英語フレーズ
しかし、それでも全く聞き取れず、自分の限界が来てしまった場合は無理せず英語の話せる人に代わってもらいましょう。
その際は、I’ll get someone who speaks English(英語を話す人に代わります)と言えば問題ありません。
相手もメールやFAXなどではなくわざわざ電話をしてきているのですから、お待たせし過ぎるのも失礼です。
会社の窓口として電話に出ている以上、相手のことを考えて電話を別の人に替わってもらうのもビジネスにおいては大切な気配りです。
この時に初心者がやりがちなこととしては日本語発音になってしまうことです。出来るだけ正しい発音になるよう心掛けてゆっくり話しましょう。
他にも、もし少し余裕が出てきた人は“I’m afraid”や“I’m sorry”を文頭につけて対応してみてください。
これが出来れば初歩的な電話対応はもう完璧です。
この表現には日本語で言う「大変申し訳ありませんが」「申し上げにくいのですが」という敬語に近いニュアンスが含まれていますので、ビジネスシーンにおいてより丁寧な対応となります。
ビジネスシーンにおける電話対応の英語フレーズまとめ
ここまで色々と紹介してきましたが、最後に早く電話対応が出来るようなるために一つ伝えておきたいことがあります。
それは、英語には日本でよく使われる「お世話になっております」や「よろしくお願いします」などの敬語に当てはまる言葉がないということです。
無理に日本語表現を直訳して電話対応のフレーズを覚えるのではなく、まずは繰り返し定型表現を練習してスムーズに口から出るようにするのが一番の近道なのです。
繰り返し練習し今後の国際化に備えましょう。
備えあれば患いなし、ぜひ頑張って覚えてくださいね。
